아파트 입주자명부 작성, 입주자 동의는? 개인정보 기재 범위는?

아파트등의 공동주택에 새로 이사하게 되면 입주자명부라는 입주자에 대한 개인 정보를 제출해야 합니다. 이는 공동주택의 원활한 운영과 효율적인 관리를 위해 필요한데요. 입주자명부엔 소유주 및 사용자, 가족사항 등 개인정보가 많이 있어 개인정보 침해 우려도 상당합니다. 그래서 오늘은 개인정보보호에 있어서 아파트 입주자명부의 작성에 대해 알아보겠습니다.

 

입주자명부 작성은 권리

아무래도 공동주택의 특성상 아파트라는 주거공간에서의 공동생활에 있어서 공용공간의 이용과 관리, 공중의 이익과 입주자의 권리 및 행사를 위해 입주자명부는 필히 작성해야 합니다.

「공동주택관리법」 제18조, 제63조, 제64조 등에 따르면 아파트 관리사무소(개인정보처리자)는 공동주택 관리규약이 정하고 법령상 의무수행을 위해 필요한 경우에는 입주민 확인 및 차량 소유자 확인, 주차 관리 또는 입주자 명부 작성을 위해 필요한 개인정보(주민등록번호 제외)는 수집·이용(보관 포함)할 수 있다고 정하고 있습니다.

입주자의 동의

그럼 예민한 개인정보를 근거나 범위 없이 무심히 수집·이용해도 될까요? 안됩니다.

아파트 관리사무소(개인정보처리자)는 개인정보를 수집·이용할 때, 「개인정보 보호법」 제15조 제1항에 제시한 요건에 따른 적법한 근거가 있어야 하며, 법률(법령 등)에 적법한 근거가 없거나 필요한 최소한의 범위를 초과하여 수집·이용하여야 한다면 정보주체의 명확한 동의를 받아야 합니다.

 

그러나 아파트 관리사무소(개인정보처리자)는 해당 아파트의 관리규약이 정한 바에 따라 정보주체의 동의 없이 필요한 최소한의 범위 내에서 입주자명부 작성을 위해 개인정보 수집·이용이 가능합니다.

 

다만, 이 경우 수집하는 개인정보가 필요한 최소한의 업무처리 범위 내인지 여부에 대한 입증책임은 관리사무소에 있으며, 가능한 정보주체의 동의를 기반으로 하거나 적법한 근거에 따른 최소한의 정보가 수집·이용될 수 있도록 주의를 기울여야 합니다.

 

공동주택관리규약 준칙

 

- 동의 없이 수집·이용이 가능한 적법요건은?

• 법률에 특별한 규정이 있거나 법령상 의무를 준수하기 위하여 불가피한 경우
• 공공기관이 법령 등에서 정하는 소관 업무의 수행을 위하여 불가피한 경우
• 정보주체와의 계약의 체결 및 이행을 위하여 불가피하게 필요한 경우
• 정보주체 또는 그 법정대리인이 의사표시를 할 수 없는 상태에 있거나 주소불명 등으로 사전 동의를 받을 수 없는 경우로서 명백히 정보주체 또는 제삼자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 필요하다고 인정되는 경우
• 개인정보처리자의 정당한 이익을 달성하기 위하여 필요한 경우로서 명백하게 정보주체의 권리보다 우선하는 경우

입주자명부 개인정보 범위

입주자명부(입주민명부/입주자카드)에는 입주자의 성명, 생년월일 등의 개인정보가 포함될 수 있어서 개인정보를 필요 이상으로 수집·저장하는 경우 해킹 등에 의해 개인정보가 유출될 위험이 있고, 개인정보처리자에 의해 남용될 우려가 있기에 개인정보보호법을 준수하여야 합니다.

- '개인정보' 「개인정보 보호법」에 따르면?

• 살아 있는 개인에 관한 정보로서 성명, 주민등록번호 및 영상 등을 통하여 개인을 알아볼 수 있는 정보
• 해당 정보만으로는 특정 개인을 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 정보
• 개인정보를 법이 정한 바에 따라 가명처리함으로써 원래의 상태로 복원하기 위한 추가 정보의 사용·결합 없이는 특정 개인을 알아볼 수 없는 정보

따라서, 입주자명부 작성 시 관리업무의 목적 달성을 위해 필요한 최소한의 정보를 초과하는 개인정보(예: 직장명, 가족관계 및 인적사항 등)를 수집·이용하는 경우에는 정보주체의 권리보장을 위해 반드시 동의를 받아 처리하여야 합니다.

- 동의가 필요한 사항

• 입주자(세대주)의 경우 : 직장명, 직장연락처, 가족사항(성명, 성별, 생년월일, 연락처 등)
• 세입자의 경우 : 소유자 정보(성명, 주소, 연락처 등)

개인정보 보호원칙에 따라 개인정보처리자가 개인정보를 수집할 때에는 그 목적에 필요한 범위에서 최소한의 개인정보만을 적법하고 정당하게 수집하여야 하며, 정보주체의 사생활 침해를 최소화하는 방법으로 개인정보를 처리하여야 합니다.(「개인정보 보호법」 제3조 제1 항, 제6항)

따라서, 아파트 관리사무소는 적법하게 입주민의 정보를 수집하는 경우에도 최소한의 개인정보를 수집하여야 하며, 불필요한 개인정보까지 과도하게 수집하여서는 안 됩니다. 참고로 최소수집에 대한 입증책임은 관리사무소가 부담합니다.

 

입주자 성명, 전화번호 등은 공동주택 관리를 위해 필요한 정보에 해당할 수 있으나 그 밖에 직장명, 직장 연락처, 가족사항(성명, 생년월일, 성별, 연락처, 혼인여부 등)은 경우에 따라 개인정보 과다수집에 해당할 여지가 존재합니다.

또한 세입자의 경우 소유자 정보를 입주자명부에 기재하여야 하는 사유가 있는지 확인이 필요합니다. 공동주택 관리를 위해 반드시 소유자 정보가 필요한 경우라면 수집·이용이 허용될 것이지만 그렇지 않은 경우라면 과다수집에 해당할 수 있습니다.

공동주택 입주자명부

마치며

오늘은 개인정보보호에 있어서 아파트 입주자명부의 작성에 대해 알아보았는데요. 구축 아파트들이 입주자 카드가 오래되어 실거주 현황과 맞지 않아 화재 등의 긴급상황 발생 시 입주민과의 비상연락의 불가로 입주자 카드 재정비를 하는 경우가 있습니다. 또한 불법주차등의 아파트 주차 질서를 위해 등록차량 실사를 위한 입주자의 차량번호와 공동주택 관리를 위한 전자투표를 위해 연락처를 필히 받고 있습니다. 결국 입주자명부 작성은 본인의 판단이며, 본인의 권리와 이익 행사를 위해 제공할 개인정보의 내용은 적절히 판별하여 작성하면 될 것입니다.

 

아파트 내 CCTV 영상 열람은 권리입니다.